仕事の進め方改革

”Life Style Shift”

2020年度、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、日本中の対面を基本とした働き方、仕事の進め方は大きな見直しを迫られました。
今後、行政・産業・生活など、様々な場面でデジタル化が進み、日本中の働き方はさらに変化していきます。
その中で、県では、若手職員のアイデアを活かした働き方改革 ”Life Style Shift” （ライフスタイル・シフト）を展開し、職員みんなで「変化にあわせ」「行動を変えていく」ためのアクションを進めています。
”Life Style Shift”をより詳しく ➡ デザインプラン(R3.3)　共通ルール(R2.11)
 

目次　（クリックした項目にジャンプします）

１　テレワーク
２　ペーパーレス
３　副担当制
４　ふくい式２０％ルール
５　業務改善タスクフォース
 

１　テレワーク

大雪など災害発生時の業務継続にも有効なテレワークを、当たり前の働き方に！
R4年７月からは、公共施設やコワーキングスペース など自宅以外でもテレワークができるようになり、場所にとらわれない柔軟な働き方を推進しています。

▲越廼サテライトオフィス（福井市）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  ▲若狭合庁サテライトオフィス（小浜市）
 

２　ペーパーレス

決裁、文書管理、打ち合わせのやり方等、これまで紙で行われていたものをデジタルデータに移行し、ペーパーレス化を進めています。
〔メリット〕
 ◎場所・時間を限定せず、仕事を進めることができる
 ◎ 保存のための場所をとらない 
 ◎ 内容の修正、文書保存・管理、検索に係る時間・費用を削減できる（業務効率化）

・電子決裁・文書管理システムの導入 （R4年4月～ ）
・Teams等による会議のオンライン化
・大型ディスプレイを本庁各部・各会議室に設置　（資料は配らず画面に投影。大画面で見やすく会議の進行もスムーズ。指摘はその場で修正）
・卓上ディスプレイを職員に配備　（サブディスプレイで資料をチェックできる→紙資料の印刷減。大きな画面で見やすくコピー＆ペーストも効率的→作業時間減、ストレス減）
・各所属の毎月のコピー用紙使用量を「見える化」（Power BI使用）
・ペーパーレスファックス機能でFAX受信を電子化
・フリーアドレス（職員が個々の自席を持たず、働く席を自由に選択できるオフィススタイル）

▼フリーアドレスを導入している未来戦略課：１７時３０分に一斉に席替えを行う様子。必要最低限の物だけ持って移動します。

〔導入した所属の声〕
　・以前は席が遠くてあまり話す機会のなかった職員とも、よりコミュニケーションをとれるようになった
　・その日の業務に合わせ、相談したい／意見を聞きたい人の近くの席を選ぶこともできて効率的
　・必要な書類はその日のうちに電子化、不要な書類は廃棄など、日々、書類整理を意識するようになった
　

３　副担当制

仕事をみんなで分担、休みやすい、急なときでも安心・・・副担当制三箇条を設定し、職員に周知しています。
（１）メールCC 　担当業務のメールを送る時は、必ず副担当をCCに入れる
（２）質問　　　　副担当は、主担当の起案が回ってきたら、必ず一つ以上質問する
（３）予定共有　　主担当と副担当は、業務予定をOutlookで共有し、毎週お互いに予定を確認する（休暇や外勤の時は相互に業務を融通）

 

４　ふくい式２０％ルール　（創造的活動従事制度）

事前に所属長に届出したうえで、勤務時間の一部（20％）を創造的活動※に充てることができる制度です。
創造的活動に要する時間は、職員が業務効率化して捻出。所属長も率先して所属の業務効率化を推進することでサポートします。
※ここでいう「創造的活動」とは、「担当業以外の県政推進に寄与する政策の企画・提案等の活動」のことです。
「ふくい式20％ルール」をより詳しく➡こちら

★ふくい式20％ルール活用例
「スキルマッチングシステム」でマッチングした職員による業務サポート

　「スキルマッチングシステム」とは
　　チラシのデザインやマクロの作成など、業務で困った所属が、全庁に向けて応援を呼び掛け！
　　解決スキルを持つ職員とマッチングし、県庁全体での業務効率化と職員のスキルアップを促進するシステムです。
　　有スキル職員は、「ふくい式２０％ルール」の範囲内でサポートを行います。
　
　＜サポートする業務例＞ 
　　　・デザイン関係（広報チラシやホームページ、動画・イラストの原案作成 等） 
　　　・ＤＸ関係（マクロ作成、業務へのＲＰＡ導入、手続きの電子申請化 等） 
　　　・その他（翻訳、予算・会計書類のチェック、データ分析 等） 

 

５　業務改善タスクフォース

業務改善に関心のある職員を公募し、全庁から集まった様々な業務改善アイデアの実現（課題解決） に取り組んでいます。
業務改善タスクフォースにより、下記の「物品マッチングシステム」や「スキルマッチングシステム」が誕生したほか、現在、「公用車の予約・実績報告の電子化」「各種庁内申請業務の電子化、自動集計化」など様々な課題解決に向けて取り組んでいます！
　

★これまでに実現したアイデア
（１）物品マッチングシステム「ぶつりゅう」

県庁内で物品を必要としている所属と余っている所属をマッチング！予算の節約とサスティナブルな県庁を実現。
〔R4.7.8課題着手、R4.10.3本格運用スタート！ 約4か月で50件超のマッチング成立〕

システムに精通した職員１名が「ふくい式20％ルール」を活用して参加。短期間でのシステム構築、スピーディーな運用開始に大きく貢献しました。
 

　  (２)スキルマッチングシステム

チラシのデザインやマクロの作成など、業務上困った時に、全庁に向けて応援を呼び掛け！
お困りの業務とその解決スキルを持つ職員をマッチングする「スキルマッチングシステム」も、業務改善タスクフォースにより誕生しました。
より詳しく→４　ふくい式20％ルール